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Zeit im Magazin Auch das Schäferstündchen gehört in den Filofax

von Dieter Hoogestraat
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Anfang der 80er Jahre war es in Deutschland noch ein Geheimtipp - das Selbstmanagement. Die Kunst also, sich selbst den Tag so einzuteilen, dass nach Möglichkeit alle anstehenden Aufgaben auch erledigt werden können. In einer Situation jedoch, in der sich immer mehr Manager von der heranrollenden Computerisierung der betrieblichen Umwelt bedroht fühlten, fand die professionelle Tageseinteilung sehr schnell Verbreitung. In Terminplanern, Aufgabenbüchern, Datenbanken und mit Hilfe kleiner Computer wurde festgehalten, was es festzuhalten gab. Als Geheimwaffe gegen den Taumel der Geschwindigkeit fand das Zeitmanagement derart begeisterte Aufnahme, dass der Spiegel nur zehn Jahre später, im Mai 1989, festhalten konnte: "Alle tun es. Wahre Künstler treiben die Zeitplanung sogar soweit, dass sich lange Schleifen unverplanter Zeit ergeben."
Doch die Sache hat einen Haken. Bernd Filz, Professor für Logistik und Führung an der Märkischen Fachhochschule in Iserlohn, hat ihn am eigenen Leib zu spüren bekommen. Nach Promotion, Habilitation und Berufung an die FH entwickelte sich seine Karriere hervorragend. Perfektes Zeitmanagement war ein Schlüssel für den Erfolg des prozessorientiert denkenden Wissenschaftlers. Zu kurz allerdings kamen dabei Familie und Privatleben. Wie die Schenkel einer Schere, musste Filz feststellen, fingen seine zwei Lebenswelten an, sich voneinander zu entfernen. Denn die perfekte Organisation des beruflichen Alltags führt in eine Falle, in die jeder "Selbstmanager“ fast automatisch hineintappt. 

Es ist die Beschränktheit, mit der Zeitplansysteme benutzt werden, die sie laut Filz eher zu einem Feind denn zu einem Sparringspartner in Sachen Zeitoptimierung werden lassen. "Ausgehend von beruflichen Zielvorgaben“, so Filz, "landen in den frei gewordenen Zeitlücken nämlich genau wieder berufliche Termine.“ Der ganze Tag wird so zu einer unwiderruflichen Abfolge professioneller Aufgaben, die, so es der Kalender hergibt, bis spät in den Abend gehen. "Die ganz besondere Gefahr dabei", so der Iserlohner Wissenschaftler weiter, "ist, dass Nutzer von Zeitplansystemen das Gefühl haben, dass ja eigentlich gar nichts schief gehen kann, da ja alles optimal geplant ist." Doch anstatt freien Raum für kreative Arbeit zu schaffen, wächst so der Druck auf den Einzelnen, und das Problem der Selbstorganisation nimmt eine neue Dimension an. Der Effekt ist, dass laut einer aktuellen Forsa-Umfrage auch nach zwanzig Jahren Zeitmanagement immer noch 51% aller Führungskräfte in Deutschland über eine zu hohe Stressbelastung klagen. Und gar 52% aller Köpfe in den Führungsetagen fühlen sich gerade durch unrealistische Zeitplanung in ihrer Arbeit behindert. 
Für Filz ist daher klar, dass Manager den Umgang mit ihren Zeitplansystemen völlig neu erlernen müssen. Denn seiner Meinung nach gehören nicht nur Meetings und Konferenzen in den Kalender. " Wer sich in einer ständig ändernden Arbeitsumwelt noch durchsetzen will“, da ist er sich sicher, "kommt nicht umhin, neben beruflichen auch die privaten Ziele mit in die persönliche Zeitplanung aufzunehmen und ebenso professionell damit umzugehen.“ "Wertorientierung“ nennt er diesen Ansatz. 

Wer zu ihm ins Seminar kommt, wird damit konfrontiert. Denn bevor es an die tägliche Planung geht, werden die harten Recken erst einmal mit echten Soft-Skills vertraut gemacht. Sie müssen sich einen Überblick über ihre ganz persönlichen Werte verschaffen. Neben den nächsten Schritten auf der Karriereleiter werden Vorstellungen über Partnerschaft, Freizeit und Möglichkeiten öffentlichen Engagements berücksichtigt. Anschließend werden diese Ziele und Werte mit konkreten Handlungen in Verbindung gebracht. Mit Hilfe eines zusätzlichen Formblattes wird dann gemessen, inwieweit die persönlichen Wertvorstellungen Eingang in den sonst üblichen Alltag gefunden haben. "Dabei“, so Filz, "stellt dann mancher Manager fest, dass er zwar ganz klare Vorstellungen über seine Wünsche hat, im Alltag jedoch so gut wie nichts dazu tut, diese Ziele auch zu erreichen.“

Das soll sich fortan ändern. "Stellen Sie sich vor“, so Filz, "da steht am Mittwoch Nachmittag auf einmal ein Termin "Drachenbau mit dem Sohnemann“! Was so völlig normal erscheint, wird in der Realität nämlich oft einfach weggeschoben und irgendwann vergessen; mit dem Effekt, dass der Sohnemann unzufrieden ist und das Familienleben leidet. Dabei geht es weniger darum, nun auch das Privatleben straff zu organisieren. "Vielmehr“, so der Wissenschaftler weiter, "ist es wichtig, überhaupt anzufangen, auch ganz persönliche Ziele in den Alltag mit einzubeziehen.“ Geschieht dies nicht, kommt es regelmäßig zu Zielkonflikten zwischen Beruf, Familie und Freizeit, zu Zielkonflikten also, die als stark stressauslösende Faktoren gelten.
Bernd Filz arbeitet erst seit zwei Jahren an seiner Theorie. Dennoch kann er sich bereits jetzt auf eine Reihe von Bestätigungen seiner Annahmen stützen. So berichten Führungskräfte, die seine Seminare besuchten, dass sie ihren Arbeitsalltag nunmehr stressfreier gestalten können und sich produktiver fühlen.
 

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